Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Registercode: 17465016
USt-ID: EE103023641
E-Mail: nico@zsb-hg.de

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist NiCo Digital Technologies OÜ, soweit NiCo über Zwecke und Mittel der Verarbeitung selbst entscheidet. Soweit NiCo Daten ausschließlich nach Weisung eines Unternehmenskunden verarbeitet, kann NiCo Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO sein.

Geltungsbereich und Datenkategorien

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche Website, Registrierung und Anmeldung, Kunden- und Mitarbeiterkonten, Meetingräume, Chat- und Dateifunktionen sowie den Abrechnungsbereich von NiCo Meeting.

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Unternehmens- und Vertragsdaten, Benutzer- und Berechtigungsdaten, Anmelde- und Sitzungsdaten, IP- und Verbindungsdaten, Meeting- und Teilnehmerdaten, Chatnachrichten, hochgeladene Dateien, Zahlungs- und Rechnungsdaten sowie technische Sicherheits- und Fehlerdaten.

Website, Hosting und Server-Protokolle

Beim Aufruf von NiCo Meeting werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angeforderte Ressource, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem und technische Fehlerdaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, Stabilität, Missbrauchs- und Angriffserkennung sowie zur IT-Sicherheit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Plattform.

Für Hosting, Infrastruktur, Wartung und Datensicherung können sorgfältig ausgewählte technische Dienstleister eingesetzt werden. Soweit diese personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt die Einbindung auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.

Technische Logdaten werden grundsätzlich nur so lange vorgehalten, wie sie für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich sind. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall, gesetzliche Pflichten oder die Durchsetzung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen dies erfordern.

Registrierung, Kundenkonto und Vertragsdurchführung

Bei Registrierung eines Unternehmens verarbeiten wir insbesondere Firmierung, Rechtsform, Anschrift, Land, USt-ID bzw. Steuernummer, Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie die zur Authentifizierung erforderlichen Zugangsdaten. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern mit einem geeigneten Einwegverfahren gehasht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir gesetzlich erforderliche Nachweise über Vertragsschluss, AGB-Akzeptanz oder Rechnungen aufbewahren, erfolgt dies zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Rechtsverteidigung.

Unternehmensadministratoren können Mitarbeiterkonten anlegen und verwalten. Die Verantwortung für die Zulässigkeit der Eingabe von Beschäftigtendaten liegt – soweit das Unternehmen datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist – beim jeweiligen Unternehmenskunden.

Meetingteilnahme, Kamera, Mikrofon und WebRTC

Bei Teilnahme an einem Meeting werden Teilnehmername, Meeting- und Sitzungskennungen, technische Verbindungsdaten sowie – nach Freigabe durch den Nutzer – Kamera-, Mikrofon- und Bildschirmdaten verarbeitet.

Audio- und Videokommunikation wird im aktuellen System über WebRTC zwischen den beteiligten Endgeräten aufgebaut. NiCo Meeting verwendet den Server insbesondere zur Authentifizierung, Teilnehmerverwaltung und Signalisierung des Verbindungsaufbaus. Eine automatische dauerhafte Audio- oder Videoaufzeichnung findet im aktuellen System nicht statt.

Rechtsgrundlage ist bei Vertragspartnern Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei eingeladenen Teilnehmern kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. auf der vom einladenden Unternehmen festgelegten Rechtsgrundlage beruhen. Die Freigabe von Kamera, Mikrofon oder Bildschirm setzt außerdem die entsprechende Browser- bzw. Geräteberechtigung des Nutzers voraus.

Google STUN für den WebRTC-Verbindungsaufbau

Für die technische Ermittlung geeigneter Netzwerkpfade nutzt die aktuelle WebRTC-Konfiguration den STUN-Dienst stun.l.google.com:19302. Beim Aufbau einer WebRTC-Verbindung können dadurch insbesondere öffentliche IP-Adresse, Port- und technische Netzwerkdaten an den STUN-Dienst übermittelt werden.

Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Verarbeitung innerhalb des Google-Konzerns oder eine Übermittlung in Drittländer kann nach Maßgabe der von Google verwendeten Datenschutzmechanismen erfolgen.

Die Einbindung ist für die zuverlässige Herstellung von WebRTC-Verbindungen über unterschiedliche Netzwerke technisch erforderlich und erfolgt aus unserer Sicht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der funktionsfähigen Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Audio-/Videoverbindung.

Chat, Teilnehmerlisten und Dateien

Chatnachrichten werden zusammen mit Absendername, Meetingzuordnung und Zeitstempel gespeichert, damit sie den Teilnehmern des Meetingraums bereitgestellt werden können. Hochgeladene Dateien werden mit Dateiname, Dateigröße, technischem Dateityp, Absender und Meetingzuordnung auf dem Server gespeichert.

Die Speicherung erfolgt zur Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten Kommunikationsfunktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nutzer dürfen nur Inhalte hochladen oder übermitteln, deren Verarbeitung und Weitergabe zulässig ist.

Für gespeicherte Meetinginhalte gilt das Prinzip der Speicherbegrenzung. Daten werden gelöscht, wenn sie für die Bereitstellung des jeweiligen Dienstes und die vereinbarte Nutzung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen. Bei dauerhaft angelegten Firmen- oder persönlichen Räumen kann eine Speicherung solange erfolgen, wie der jeweilige Raum bzw. das Kundenkonto genutzt wird.

Bildschirmfreigabe, Foto- und Dokumentenkamera

NiCo Meeting ermöglicht – soweit vom Gerät unterstützt – Bildschirmfreigabe, das Präsentieren eines Bildes sowie die Nutzung einer Kamera als Dokumentenkamera. Diese Funktionen werden erst nach einer aktiven Handlung und Gerätefreigabe des Nutzers gestartet. Bild- und Bildschirmdaten werden dabei im Rahmen der laufenden WebRTC-Übertragung verarbeitet; eine automatische dauerhafte Speicherung als Aufnahme ist nicht vorgesehen.

Session-Cookies und Endgerätezugriffe

NiCo Meeting verwendet technisch notwendige Sitzungsmechanismen, insbesondere PHP-Session-Cookies, um Anmeldung, Berechtigungen und den sicheren Sitzungszustand zu gewährleisten.

Der Zugriff auf bzw. die Speicherung von Informationen auf dem Endgerät erfolgt insoweit auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG, soweit dies unbedingt erforderlich ist, um den ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zweck insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Derzeit werden durch NiCo Meeting keine Analyse- oder Marketing-Cookies vorausgesetzt. Sollten künftig nicht notwendige Cookies oder vergleichbare Trackingtechnologien eingesetzt werden, wird vor deren Aktivierung eine erforderliche Einwilligung eingeholt.

Abrechnung und PayPal

Für Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung verarbeiten wir Vertrags-, Rechnungs-, Steuer- und Zahlungsstatusdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für handels- und steuerrechtliche Pflichten.

Wenn der Kunde PayPal als Zahlungsmethode auswählt, werden die zur Einleitung und Abwicklung der Zahlung notwendigen Informationen an PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg übermittelt. PayPal verarbeitet die im Rahmen seiner Zahlungsdienste anfallenden Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Auftragsverarbeitung und Unternehmenskunden

Soweit ein Unternehmenskunde allein über Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung von Teilnehmer-, Beschäftigten-, Chat- oder Dateidaten entscheidet und NiCo diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes nach Weisung verarbeitet, ist vor bzw. im Rahmen der entsprechenden Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

Der Unternehmenskunde ist insbesondere dafür verantwortlich, eine geeignete Rechtsgrundlage für die Nutzung von NiCo Meeting mit eigenen Beschäftigten, Kunden oder sonstigen Teilnehmern sicherzustellen und erforderliche Informationspflichten zu erfüllen.

Empfänger und Drittlandübermittlungen

Empfänger personenbezogener Daten können – jeweils nur soweit erforderlich – Hosting- und Infrastrukturdienstleister, IT- und Wartungsdienstleister, Zahlungsdienstleister, Steuer- und Rechtsberater sowie Behörden oder Gerichte bei gesetzlicher Verpflichtung sein.

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln. Auf die vorstehend beschriebene Nutzung des Google-STUN-Dienstes wird ausdrücklich hingewiesen.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Vertrags- und Rechnungsdaten werden nach Maßgabe gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert. Kontodaten können für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert werden. Sicherheits- und Protokolldaten werden grundsätzlich nur für den technisch erforderlichen Zeitraum vorgehalten, sofern kein konkreter Vorfall eine längere Speicherung rechtfertigt.

Nach Wegfall des Zwecks werden Daten gelöscht oder gesperrt, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Aufbewahrung, insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, entgegenstehen.

Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte HTTPS-Verbindungen, rollenbasierte Zugriffsrechte, gehashte Passwörter, Sitzungs- und Berechtigungskontrollen, zufällige Meeting- und Sitzungsschlüssel sowie Maßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe.

Keine Übertragung über das Internet kann absolut risikofrei garantiert werden. Sicherheitsmaßnahmen werden deshalb entsprechend technischer Entwicklung und Risikolage überprüft und angepasst.

Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Anfragen richten Sie bitte an nico@zsb-hg.de.

Beschwerderecht

Nach Art. 77 DSGVO besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes.

Für den Unternehmenssitz ist insbesondere die estnische Datenschutzaufsichtsbehörde zuständig:

Automatisierte Entscheidungen

Bei der gewöhnlichen Nutzung von NiCo Meeting findet keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, Funktionen, technische Verarbeitung oder eingesetzte Dienstleister ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf NiCo Meeting veröffentlichte Fassung.