Voditelj obrade
NiCo Digital Technologies OÜJärvevana tee 9
11314 Tallinn
Estonija
Registracijski broj: 17465016
PDV ID: EE103023641
E-pošta: nico@zsb-hg.de
NiCo Digital Technologies OÜ je voditelj obrade u smislu čl. 4. t. 7. GDPR-a kada sam određuje svrhe i sredstva obrade. Kada NiCo obrađuje osobne podatke isključivo prema dokumentiranim uputama poslovnog korisnika, može djelovati kao izvršitelj obrade prema čl. 28. GDPR-a.
Područje primjene i kategorije podataka
Ova politika odnosi se na javnu web-stranicu, registraciju i prijavu, račune kupaca i zaposlenika, sobe za sastanke, chat i datoteke te područje naplate. Ovisno o korištenju obrađujemo posebno osnovne i kontaktne podatke, podatke o tvrtki i ugovoru, korisničke i ovlaštene podatke, podatke o prijavi i sesiji, IP i mrežne podatke, podatke o sastancima i sudionicima, poruke, prenesene datoteke, podatke o plaćanju i računima te tehničke sigurnosne i pogrešne zapise.
Web-stranica, hosting i zapisnici poslužitelja
Pri otvaranju NiCo Sastanaka mogu se obrađivati tehnički nužni podaci veze, uključujući IP adresu, vrijeme pristupa, traženi resurs, HTTP status, količinu podataka, referrer, preglednik, operativni sustav i tehničke pogreške. Obrada se temelji na čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a radi sigurnog i stabilnog rada, otkrivanja zlouporabe i IT sigurnosti.
Za hosting, infrastrukturu, održavanje i sigurnosne kopije mogu se koristiti pažljivo odabrani pružatelji kao izvršitelji obrade prema čl. 28. GDPR-a. Tehnički zapisnici čuvaju se samo koliko je potrebno za rad, otklanjanje pogrešaka i sigurnost, osim ako sigurnosni incident, zakonska obveza ili pravni zahtjev zahtijeva dulje čuvanje.
Registracija, korisnički račun i izvršenje ugovora
Pri registraciji tvrtke obrađujemo naziv i pravni oblik, adresu, državu, PDV/porezne podatke, kontakt osobu, telefon, e-poštu i podatke za autentifikaciju. Lozinke se ne čuvaju kao običan tekst nego pomoću primjerenog jednosmjernog hashiranja.
Glavna pravna osnova je čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a. Dokazi o sklapanju ugovora, prihvatu uvjeta i računi mogu se dodatno čuvati prema t. c i f. Administratori tvrtke mogu stvarati i upravljati računima zaposlenika; poslovni korisnik odgovoran je za zakonitost podataka o zaposlenicima kada je on voditelj obrade.
Sastanci, kamera, mikrofon i WebRTC
Pri sudjelovanju na sastanku obrađuju se ime sudionika, identifikatori sastanka i sesije, tehnički mrežni podaci te, nakon dopuštenja korisnika, podaci kamere, mikrofona i zaslona. Audio i video u trenutačnom sustavu prenose se putem WebRTC-a između krajnjih uređaja; NiCo poslužitelj koristi se posebno za autentifikaciju, upravljanje sudionicima i signalizaciju veze.
Trenutačni sustav ne izrađuje automatsku trajnu audio ili video snimku. Za ugovorne korisnike osnova je čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a, a za pozvane sudionike može biti t. f ili druga osnova koju određuje tvrtka koja poziva.
Google STUN za WebRTC vezu
Za pronalaženje prikladnih mrežnih putova trenutačna WebRTC konfiguracija koristi STUN uslugu stun.l.google.com:19302. Pri uspostavi veze mogu se usluzi prenijeti javna IP adresa, port i tehnički mrežni podaci.
Pružatelj u EGP-u je u pravilu Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irska. Obrada unutar Google grupe ili prijenos u treće zemlje može se odvijati prema zaštitnim mehanizmima koje Google primjenjuje. Osnova je prema našoj procjeni čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a jer je STUN tehnički potreban za pouzdanu WebRTC vezu preko različitih mreža.
Chat, popisi sudionika i datoteke
Poruke chata mogu se pohraniti s imenom pošiljatelja, vezom na sastanak i vremenskom oznakom. Prenesene datoteke mogu se čuvati s nazivom, veličinom, tehničkom vrstom, pošiljateljem i sastankom. Pravna osnova je, ovisno o odnosu, čl. 6. st. 1. t. b ili f GDPR-a.
Korisnici smiju prenositi samo sadržaje za koje imaju pravo obrade i dijeljenja. Pohranjeni sadržaj briše se kada više nije potreban za uslugu i nema zakonske obveze čuvanja ili dokazivanja; sadržaj u trajnim poslovnim ili osobnim sobama može ostati dok se soba ili račun koriste.
Dijeljenje zaslona, foto i dokument kamera
Ako uređaj podržava, NiCo Sastanak omogućuje dijeljenje zaslona, prikaz fotografije i korištenje kamere kao dokument kamere. Funkcije se pokreću tek nakon aktivnone radnje i dopuštenja korisnika. Podaci slike i zaslona obrađuju se tijekom WebRTC prijenosa; automatska trajna snimka nije predviđena.
Sesijski kolačići i pristup uređaju
NiCo Sastanak koristi tehnički nužne sesijske mehanizme, posebno PHP sesijske kolačiće, radi prijave, ovlaštenja i sigurnog stanja sesije. Nužno spremanje ili pristup informacijama na uređaju temelji se na § 25 st. 2 TDDDG-a, a naknadna obrada osobnih podataka posebno na čl. 6. st. 1. t. b ili f GDPR-a.
NiCo Sastanak trenutačno ne zahtijeva analitičke ili marketinške kolačiće. Ako se uvedu nepotrebne tehnologije praćenja, potrebna privola bit će zatražena prije aktivnoacije.
Naplata i PayPal
Za izdavanje računa i plaćanje obrađujemo ugovorne, porezne, računovodstvene, statusne i transakcijske podatke prema čl. 6. st. 1. t. b i c GDPR-a. Ako se odabere PayPal, potrebni podaci za plaćanje prenose se društvu PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg. PayPal je sam odgovoran za obradu u okviru svoje platne usluge prema vlastitim pravilima privatnosti.
Obrada po nalogu poslovnih korisnika
Ako poslovni korisnik određuje svrhe i sredstva obrade podataka sudionika, zaposlenika ili kupaca, a NiCo ih obrađuje samo prema njegovim uputama, stranke će prema potrebi sklopiti ugovor o obradi prema čl. 28. GDPR-a. Poslovni korisnik ostaje odgovoran za vlastite pravne osnove, obveze informiranja i upute.
Primatelji i međunarodni prijenosi
Primatelji mogu biti pružatelji hostinga i infrastrukture, IT i servisni pružatelji, e-mail i platne usluge, računovođe/savjetnici te nadležna tijela kada to zahtijeva zakon. Pristup se ograničava na nužno.
Prijenosi izvan EGP-a odvijaju se samo uz uvjete iz čl. 44. i sl. GDPR-a, primjerice na temelju odluke o primjerenosti, standardnih ugovornih klauzula ili druge valjane zaštite. Gore opisano korištenje Google STUN-a može uključivati takvu obradu.
Rokovi čuvanja
Osobni podaci čuvaju se samo koliko je potrebno za odgovarajuću svrhu. Ugovorni i računovodstveni podaci mogu se čuvati tijekom zakonskih trgovačkih i poreznih rokova. Podaci računa, sastanka, chata i datoteka brišu se ili anonimiziraju kada više nisu potrebni, uz poštovanje zakonskih obveza, sigurnosti i pravnih zahtjeva.
Sigurnost podataka
Primjenjujemo primjerene tehničke i organizacijske mjere prema čl. 32. GDPR-a, uključujući HTTPS/TLS enkripciju, ograničenja pristupa, uloge i ovlaštenja, sigurno hashiranje lozinki, sigurnosna ažuriranja, sigurnosne kopije i zaštitu od neovlaštenog pristupa. Potpunu sigurnost elektroničke komunikacije nije moguće zajamčiti.
Vaša prava
Pod zakonskim uvjetima ispitanici imaju pravo na pristup (čl. 15.), ispravak (čl. 16.), brisanje (čl. 17.), ograničenje (čl. 18.), prenosivost (čl. 20.) i prigovor (čl. 21. GDPR-a). Privola se može opozvati u bilo kojem trenutku za budućnost prema čl. 7. st. 3.
Zahtjevi se mogu poslati na nico@zsb-hg.de.
Pravo na pritužbu
Prema čl. 77. GDPR-a možete podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu, uključujući tijelo mjesta uobičajenog boravišta, rada ili navodne povrede. Za naše sjedište nadležan je osobito Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonija.
Automatizirane odluke
Uobičajeno korištenje NiCo Sastanaka ne uključuje odluke temeljene isključivo na automatiziranoj obradi koje proizvode pravne ili slične značajne učinke u smislu čl. 22. GDPR-a.
Izmjene politike
Politika privatnosti može se prilagoditi ako se promijene zakonski zahtjevi, tehničke funkcije, pružatelji usluga ili postupci obrade. Primjenjuje se verzija objavljena u portalu u relevantnom trenutku.