Zásady ochrany osobních údajů

Správce

Registrační kód: 17465016
DIČ: EE103023641
E-mail: nico@zsb-hg.de

NiCo Digital Technologies OÜ je správcem ve smyslu čl. 4 bodu 7 GDPR, pokud samo určuje účely a prostředky zpracování. Pokud NiCo zpracovává osobní údaje výhradně podle dokumentovaných pokynů firemního zákazníka, může vystupovat jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR.

Rozsah a kategorie údajů

Tyto zásady se vztahují na veřejný web, registraci a přihlášení, zákaznické a zaměstnanecké účty, místnosti pro schůzky, chat a soubory a oblast fakturace. Podle způsobu použití zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje, údaje o firmě a smlouvě, uživatelská oprávnění, přihlašovací a relační údaje, IP a síťové údaje, údaje o schůzkách a účastnících, zprávy, nahrané soubory, platební a fakturační údaje a technické bezpečnostní a chybové údaje.

Web, hosting a serverové logy

Při přístupu k NiCo Schůzka mohou být zpracovány technicky nezbytné údaje o spojení, například IP adresa, čas přístupu, požadovaný zdroj, HTTP stav, objem dat, referrer, prohlížeč, operační systém a technické chyby. Zpracování se opírá o čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR za účelem bezpečného a stabilního provozu, odhalování zneužití a IT bezpečnosti.

Pro hosting, infrastrukturu, údržbu a zálohy mohou být využiti pečlivě vybraní poskytovatelé jako zpracovatelé podle čl. 28 GDPR. Technické logy se uchovávají pouze po dobu nezbytnou pro provoz, diagnostiku a bezpečnost, ledaže bezpečnostní incident, zákonná povinnost nebo právní nárok vyžaduje delší dobu.

Registrace, zákaznický účet a smlouva

Při registraci firmy zpracováváme název a právní formu, adresu, stát, DIČ/daňové údaje, kontaktní osobu, telefon, e-mail a autentizační údaje. Hesla se neukládají v otevřeném textu, ale prostřednictvím vhodného jednosměrného hashování.

Hlavním právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR. Doklady o uzavření smlouvy, přijetí podmínek a faktury mohou být navíc uchovávány podle písm. c a f. Firemní administrátoři mohou zakládat a spravovat účty zaměstnanců; pokud je firemní zákazník správcem, odpovídá za zákonnost vložených zaměstnaneckých údajů.

Schůzky, kamera, mikrofon a WebRTC

Při účasti na schůzce zpracováváme jméno účastníka, identifikátory schůzky a relace, technické údaje o spojení a po udělení oprávnění údaje z kamery, mikrofonu a obrazovky. Audio a video jsou v současném systému přenášeny přes WebRTC mezi zařízeními účastníků; server NiCo slouží zejména k autentizaci, správě účastníků a signalizaci spojení.

Současný systém automaticky neprovádí trvalé audio ani video záznamy. Pro smluvní uživatele je právním základem čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR; u pozvaných účastníků může jít o písm. f nebo právní základ určený zvoucí firmou.

Google STUN pro WebRTC spojení

Pro zjištění vhodných síťových cest používá současná konfigurace WebRTC službu STUN stun.l.google.com:19302. Při navazování spojení mohou být službě předány veřejná IP adresa, port a technické síťové údaje.

Poskytovatelem v EHP je zpravidla Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko. Zpracování v rámci skupiny Google nebo předání do třetích zemí může probíhat na základě ochranných mechanismů Google. Podle našeho názoru se zpracování opírá o čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, protože STUN je technicky nutný pro spolehlivé vytvoření požadovaného WebRTC spojení mezi různými sítěmi.

Chat, seznamy účastníků a soubory

Chatové zprávy mohou být uloženy se jménem odesílatele, přiřazením ke schůzce a časem. Nahrané soubory mohou být ukládány s názvem, velikostí, technickým typem, odesílatelem a schůzkou. Právním základem je podle vztahu čl. 6 odst. 1 písm. b nebo f GDPR.

Uživatelé smějí předávat pouze obsah, k jehož zpracování a sdílení mají oprávnění. Uložený obsah schůzky se smaže, jakmile již není potřeba a nebrání tomu zákonná povinnost uchování nebo dokazování; u trvalých firemních nebo osobních místností může zůstat po dobu používání místnosti či účtu.

Sdílení obrazovky, fotografie a dokumentová kamera

Pokud to zařízení podporuje, NiCo Schůzka umožňuje sdílení obrazovky, prezentaci fotografie a použití kamery jako dokumentové kamery. Funkce se spouštějí až aktivníní akcí a povolením uživatele. Obrazová a obrazovková data se zpracovávají během WebRTC přenosu; automatické trvalé nahrávání se neprovádí.

Relační cookies a přístup k zařízení

NiCo Schůzka používá technicky nezbytné mechanismy relace, zejména PHP session cookies, pro přihlášení, oprávnění a bezpečný stav relace. Nezbytné ukládání nebo přístup k informacím na koncovém zařízení se opírá o § 25 odst. 2 TDDDG; následné zpracování osobních údajů zejména o čl. 6 odst. 1 písm. b nebo f GDPR.

NiCo Schůzka v současnosti nevyžaduje analytické ani marketingové cookies. Pokud budou v budoucnu použity nepotřebné sledovací technologie, bude před aktivníací získán potřebný souhlas.

Fakturace a PayPal

Pro vystavení faktur a platby zpracováváme smluvní, fakturační, daňové, stavové a transakční údaje podle čl. 6 odst. 1 písm. b a c GDPR. Při volbě PayPal jsou potřebné údaje předány společnosti PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg. PayPal odpovídá za vlastní zpracování v rámci platebních služeb podle svých zásad.

Zpracování pro firemní zákazníky

Pokud firemní zákazník určuje účely a prostředky zpracování údajů účastníků, zaměstnanců nebo klientů a NiCo je zpracovává pouze podle jeho pokynů, uzavřou strany v případě potřeby smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR. Zákazník nadále odpovídá za vlastní právní základy, informační povinnosti a pokyny.

Příjemci a mezinárodní předávání

Příjemci mohou být poskytovatelé hostingu a infrastruktury, IT a servisní dodavatelé, e-mailové a platební služby, účetní či poradci a v zákonných případech orgány veřejné moci. Přístup je omezen na nezbytný rozsah.

Předávání mimo EHP probíhá pouze za podmínek čl. 44 a násl. GDPR, například na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiné platné záruky. Výše popsané použití Google STUN může takové zpracování zahrnovat.

Doby uchování

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu potřebnou pro daný účel. Smluvní a fakturační informace mohou být uchovány podle zákonných obchodních a daňových lhůt. Údaje o účtech, schůzkách, chatu a souborech jsou smazány nebo anonymizovány, jakmile již nejsou potřebné, s ohledem na zákonné povinnosti, bezpečnost a právní nároky.

Zabezpečení údajů

Používáme přiměřená technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, včetně šifrovaného HTTPS/TLS přenosu, omezení přístupu, rolí a oprávnění, bezpečného hashování hesel, bezpečnostních aktualizací, záloh a ochrany před neoprávněným přístupem. Absolutní bezpečnost elektronické komunikace nelze zaručit.

Vaše práva

Za zákonných podmínek mají subjekty údajů právo na přístup (čl. 15), opravu (čl. 16), výmaz (čl. 17), omezení (čl. 18), přenositelnost (čl. 20) a námitku (čl. 21 GDPR). Souhlas lze podle čl. 7 odst. 3 kdykoli odvolat do budoucna.

Žádosti lze zaslat na nico@zsb-hg.de.

Právo podat stížnost

Podle čl. 77 GDPR můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, například v místě obvyklého bydliště, pracoviště nebo domnělého porušení. Pro naše sídlo je příslušný zejména Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonsko.

Automatizované rozhodování

Běžné používání NiCo Schůzka nezahrnuje rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování s právními nebo podobně významnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR.

Změny zásad

Tyto zásady mohou být aktualizovány, pokud se změní právní požadavky, technické funkce, poskytovatelé služeb nebo zpracování. Platí verze zveřejněná v portálu v příslušném okamžiku.